Jei jūsų organizacija yra paskirta ar paskirta atsakinga už mokslinės konferencijos vedimą, tai yra ne tik garbinga funkcija, bet ir didelis organizacinis darbas, kurio metu būtina atsižvelgti į visas smulkmenas.
Naudojimo instrukcija
1
Sukurkite konferencijos organizacinį komitetą, kurio sudėtis nustatoma įsakymu. Paskirkite pirmininką, kuris vadovautų ir koordinuotų komiteto narius. Apibrėžkite konferencijos datas ir komiteto trukmę. Pavedime nurodykite, kaip bus mokamas atlyginimas darbuotojams, kurie yra jos nariai. Atsiųskite pranešimą apie konferenciją ir priede nurodykite reikalavimus pranešimams, pranešimų santraukų apimtis ir jų pateikimo terminą.
2
Nuspręskite dėl finansavimo šaltinių, tai gali būti tikslinis finansavimas iš biudžeto, pritraukiant pačių konferencijos dalyvių rėmimą ir lėšas.
3
Išsiųskite kvietimus visiems potencialiems konferencijos dalyviams ir planuojamai programai. Nuspręskite dalyvių ir pranešėjų, norinčių pasidalinti su kolegomis apie savo mokslo pažangą ir tyrimų rezultatus, skaičių. Paklauskite dalyvių, ar jums reikia rezervuoti viešbutį ir rezervuoti.
4
Susitarkite su spaustuve dėl atskirų brošiūrų santraukų publikavimo ir prireikus užsisakykite renginio programą dalyviams išplatinti ženkliukus su jų vardais, inicialais ir organizacijos pavadinimu.
5
Pagal dalyvių skaičių nustatykite reikalingos salės talpą ir išsinuomokite specialų kambarį, įrengtą tokio pobūdžio renginiams. Pagalvokite, kokią įrangą reikės papildomai aprūpinti, patikrinkite, ar yra reikiamas skaičius kompiuterio išparduotuvių, projekcijų ekranų ir pan., Pagalvokite apie bufetą, kuriame susitikimų dalyviai galės išgerti puodelį kavos ir pertraukėlių metu papietauti.
6
Pagalvokite apie konferencijos programą, jei reikia, suskaidykite ją į skyrius. Apsvarstykite, kur bus galima rengti tokių skyrių posėdžius. Programoje apsvarstykite konferencijų svečių, organizatorių ir dalyvių kalbas. Užsisakykite kanceliarines prekes konferencijų dalyviams - ženkliukai, užrašų knygelės ir rašikliai yra standartiniai.
7
Formos dokumentų paketai, reklaminė medžiaga ir raštinės reikmenys, kurie bus įteikti konferencijos dalyviams kartu su ženkleliais.
