Bet kuri visuomeninė ar profesinė asociacija turi valdymo organą, kuris savo įstatuose nurodytu dažnumu privalo sušaukti visus, kurie domisi ataskaitų rengimo ir rinkimų susirinkimais. Į tokius susitikimus gali atvykti visi šios visuomenės nariai arba dalyvių grupių delegatai, tokiu būdu jie naudojasi teise dalyvauti jos veikloje.
Naudojimo instrukcija
1
Pagalvokite apie susitikimo darbotvarkę. Kadangi ataskaita ir rinkimai yra viena svarbių klausimų, tikimasi, kad šiuo atveju rinkėjų dalyvavimas bus maksimalus. Todėl, be šių temų, į darbotvarkę galite įtraukti kitus aktualius klausimus, kuriuos aptarsite su savo asociacijos nariais. Nuspręskite laiką ir vietą, kur vyks ataskaitinis ir rinkimų susirinkimas. Kambarys, kuriame planuojama laikyti, turėtų būti prieinamas ir pakankamai erdvus, kad tilptų visi.
2
Praneškite visiems, kurie nori surengti ataskaitinį rinkimų susitikimą. Norėdami tai padaryti, atsiųskite kvietimus, kuriuose bus nurodyta susirinkimo darbotvarkė, data ir vieta. Pakabinkite skelbimus su šia informacija tose vietose, kur juos gali pamatyti daugiausiai šios asociacijos narių. Jei reikia, pateikite tokį pranešimą žiniasklaidoje ir televizijoje.
3
Organizuokite dalyvių registraciją, kuri turėtų prasidėti pusvalandį prieš susitikimą. Paskirkite registratorius pakankamai, kad visi atvykę turėtų galimybę nurodyti savo asmeninius duomenis. Paprastai tai yra pavardė, vardas ir patronimas, organizacija ar jos struktūrinis padalinys, registracijos ar gyvenamosios vietos adresas, kontaktinė informacija.
4
Išrinkti posėdžio pirmininką ir sekretorių. Atminkite, kad jūsų išrinkto organo pirmininkas negali būti išrinktas posėdžio pirmininku. Jei reikia, jei tai numatyta įstatuose, pasirinkite įgaliojimų komitetą, kuris tikrina pavaduotojų įgaliojimus, jei jie yra atrinkti iš asociacijos narių grupių.
5
Sekretorius privalo vesti apskaitą. Protokole atspindi susirinkime dalyvaujančių asociacijos delegatų ar narių skaičių, kuris yra išrinktas pirmininku, sekretoriumi ir su kokiais balsavimo rezultatais.
6
Išrinkto organo pirmininkas surašo pranešimą apie nuveiktus darbus. Protokole atsispindi visas balsavimas su įvertinimu - ar jis pripažintas patenkinamu, ar ne. Posėdyje turėtų būti išklausyti pasiūlymai dėl naujos renkamo organo sudėties, diskutuoti ir balsuoti dėl kiekvieno kandidato atskirai. Balsavimo rezultatus atspindėkite protokole.
7
Po to, kai bus aptarti visi darbotvarkėje numatyti klausimai, posėdžio pirmininkas turi jį uždaryti ir kartu su sekretoriumi pasirašyti susirinkimo protokolą.
