Kreipiantis į kai kurias organizacijas, naudojami standartinės formos laiškai. Tokiais atvejais laiškų šablonai išduodami paprašius. Jei nėra išvystytos formos, laiškas sudaromas bet kokia forma, atsižvelgiant į kai kuriuos niuansus.
Naudojimo instrukcija
1
Parašykite laiško antraštę.
Galite nurodyti tokią informaciją - adresato buvimo vieta ir vardas, siuntėjo pareigos ir vardas, siuntėjo organizacija, siuntėjo kontaktinis telefono numeris. Jei siuntėjas yra kitame mieste, galite nurodyti visą pašto adresą. Antraštė paprastai yra dešinėje puslapio pusėje.
2
Nurodykite laiško esmę ir pateikite reikiamas pastabas.
Pabandykite pagrindinę mintį suformuluoti dviem ar trim sakiniais. Ir tada pakomentuokite jį, jei reikia, parašykite išsamiau. Verslo laiškuose patartina rašyti faktus, skaičius, be jokių emocijų. Laiškuose, kurie liečia asmeniškai, turėtų atsispindėti asmeninė patirtis.
3
Nurodykite datą ir pasirašykite laišką.
Jei reikia, paaiškinkite savo instituciją, kurios pagrindu rašomas laiškas. Toks pagrindas gali būti įgaliojimas.
4
Ant atskiro lapo sudėkite aiškinamuosius grafikus, lenteles, paveikslus.
Nesitikėkite, kad gavėjas paprašys papildomos informacijos. Galbūt neturėsite antros galimybės išspręsti svarbios problemos. Todėl glaustai pateikite visus būtinus niuansus.
5
Prieš siųsdami, būtinai perskaitykite laišką garsiai, kad kas nors jo klausytų. Paklauskite asistento, kaip jis suprato laiško esmę. Jei jo žodžiai nesutampa su jūsų pranešimo tikslu, prasminga raidę suformuluoti kitaip, nes gavėjas taip pat gali nesuprasti svarbiausio, jūsų požiūriu.
Atkreipkite dėmesį
Jei laiške yra svarbios informacijos, turinčios ribotą laiką, prieš siunčiant yra prasminga paskambinti gavėjui ir pranešti apie gresiantį laiško gavimą. Kodėl nereaguojama į situaciją, kai adresatas atostogauja ar yra nedarbingumo atostogose, o jūs esate dieną po dienos tamsoje?
Naudingi patarimai
Šiuolaikiniai spausdintuvai leidžia spausdinti adresą tiesiai ant voko. Laiškas atrodys tvarkingai ir solidžiai.
