Mūsų aktyvus socialinis ir verslo gyvenimas dažnai susijęs su dalyvavimu įvairių rūšių susirinkimuose - ar tai būtų akcininkų susirinkimas, visuotinis kooperatyvo narių susirinkimas, HOA ar kiti vieši susirinkimai. Tokių susitikimų vaidmuo yra svarbiausių klausimų, susijusių su visuomeninių organizacijų ar juridinių asmenų veikla, sprendimas ir dokumentavimas. Teisingas susirinkime priimtų sprendimų dokumentų atspindys patvirtina jų teisėtumą ir yra teisinis dokumentas.
Naudojimo instrukcija
1
Norėdami sudaryti susitikimo protokolą, naudokite standartinius A4 formato rašymo popieriaus lapus. Protokolo pavadinime turėtų būti nurodytas dokumento pavadinimas ir įžanginė dalis, atspindinti piliečių ar akcininkų susirinkimo priežastis.
2
Antraštėje nurodykite susitikimo datą ir adresą, kuriuo jis vyko, taip pat dalyvių skaičių. Jei dalyvaujantys asmenys pažymėjo savo dalyvavimą pagal aiškų lapą, tai taip pat turi atsispindėti protokole. Atspindėkite susitikimo formą: atlikdami išankstinę apklausą, aiškiai nurodydami asmeninį dalyvavimą arba naudodami kombinuotą dalyvavimo formą.
3
Nurodykite posėdžio metu išrinkto pirmininko ir sekretoriaus pavardes, vardus ir patronimas, nurodykite balsavusiųjų už, prieš ir susilaikiusių skaičių pagal jų kandidatūrą.
4
Aprašykite darbotvarkėje esančių klausimų sąrašą, pradedant nuo aktualiausių, sunumeruokite juos ir pradėkite kalbų, debatų ir balsavimo kiekvienu klausimu įrašymą su jo numeriu. Įrašinėjant kalbas būtina nurodyti tik pagrindinę pristatyto pranešimo esmę. Jis turėtų būti išdėstytas glaustai, tačiau tokiu būdu, kuris neleidžia aiškinti dvigubai. Jei reikia, kalbos protokolą galima pridėti prie kalbos. Visos svarbios kalbos, pastabos ir pastabos turėtų būti nurodytos nurodant pavadinimus.
5
Įrašai kiekvienu klausimu turėtų baigtis sprendimu, kuriame nurodomi balsavimo rezultatai. Po visų darbotvarkės klausimų aptarimo teksto nurodykite, kad bendras sprendimas paskelbė posėdį baigtu.
6
Pasirašykite posėdžio pirmininko ir sekretoriaus protokolą, deponuokite jį savo organizacijos ar jos pirmininko archyve.
Atkreipkite dėmesį
Kooperatyvų ar HOA pirmininkai negali eiti asociacijos pirmininko pareigų.
Naudingi patarimai
Jei protokolą reikia pateikti išorinei institucijai, nurodykite jame jo sudarymo sąlygas, nes jos gali būti ribotos.
