Telefoninė žinutė yra trumpa, bet svarbi žinutė, siunčiama telefonu. Taigi, jie dažniausiai informuoja apie rengiamus susitikimus, susitikimus ir susitikimus. Telefoniniame pranešime taip pat gali būti skubus vadovo įsakymas. Gaunami telefono pranešimai, kuriuos priimate, ir išeinantys, kuriuos perduodate. Abu tipai turi panašų dizainą.
Naudojimo instrukcija
1
Viršutiniame kairiajame popieriaus lapo kampe įrašykite visą savo organizacijos pavadinimą ir, jei reikia, struktūrinio padalinio pavadinimą, pavyzdžiui, „N. miesto administracija“. ir Švietimo tarnyba.
2
Viršutiniame dešiniajame kampe įveskite telefono pranešimo gavėją. Nurodykite asmens pareigas, pavardę ir inicialus: „37 mokyklos direktoriui Ivanovui I.I.“ Jei yra keli gavėjai, pavardės nurodyti nereikia: „N. miesto mokyklų direktoriams“. Prie telefono žinutės pridėkite visą institucijų, kurioms jis buvo išsiųstas, sąrašą.
3
Žemiau įrašykite žodį „Telefoninis pranešimas“ ir jo eilės numerį dviem eilutėmis. Žemiau nurodytam siunčiamo telefono pranešimui nurodykite jo sudarymo datą.
4
Po to seka tikrasis telefono pranešimo tekstas: „Vasario 22 d., 17 val., Švietimo departamente vyks susitikimas dėl miesto mokyklų veiklos tobulinimo. Griežtai reikalaujama, kad pasirodytų mokyklų direktoriai.“ Rengdami telefono pranešimo tekstą venkite žodžių ir frazių, kurias sunku išgirsti ir sunku ištarti. Atminkite, kad pranešimas turėtų būti informatyvus ir trumpas - ne daugiau kaip 50 žodžių.
5
Perduodami telefono pranešimą, aiškiai ištarkite žodžius, ypač adresus, pavardes, žmonių vardus ir pavardes, gatvių pavadinimus, įvykių datas ir laikus. Pabaigoje būtinai dar kartą perskaitykite tekstą ir įsitikinkite, kad jūsų pašnekovas viską surašė teisingai. Kai gausite pranešimą telefonu, atidžiai klausykite. Jei turite klausimų, nedelsdami juos išvalykite.
6
Po pagrindiniu tekstu nurodoma telefono žinutę pasirašiusio vadovo pareigos, pavardė ir inicialai: „Švietimo skyriaus vedėjas Petrovas P. P.“. Siunčiamas dokumentas taip pat turi turėti savo asmeninį parašą.
7
Puslapio apačioje pateikite informaciją apie darbuotojus, kurie dirbo su telefono žinute. Paprastai kairėje pusėje yra užrašyta žinutė, pavardė ir inicialai, biuro telefonas, taip pat perdavimo data ir laikas. Dešinėje yra informacija apie dokumentą priėmusį asmenį: pareigos, pavardė ir inicialai, telefono numeris, priėmimo data ir laikas.
8
Siunčiamas telefono pranešimas surašomas viena kopija ir saugomas specialiame aplanke. Geriau, kai gaunamas pranešimas yra dviem egzemplioriais: pirmąjį duosite galvai tolimesniam darbui, o antrą - įdėsite į aplanką saugojimui.
Naudingi patarimai
Paruoškite telefono pranešimų formas kompiuteryje. Jie yra labai patogu naudoti. Galėsite įvesti informaciją į reikiamus grafikus ranka, neperrašydami pakartotinų duomenų. Formos bus vienodos gaunamiems ir siunčiamiems telefoniniams pranešimams.
