Šiuo metu, kai daugelis Rusijos įmonių turi verslo partnerių užsienyje, pasikeitimas delegacijomis tapo įprasta. Tai padeda susipažinti su produkcija vietoje, asmeniškai susipažinti su tais, su kuriais turite dirbti, įvertinti situaciją ir greitai išspręsti verslo problemas. Susitikus su delegacija, reikėtų atsižvelgti į kai kuriuos organizacinius klausimus.
Naudojimo instrukcija
1
Pasirengimo etape aptarkite delegacijos dydį, atsižvelgiant į tai, kad kuo greičiau darbiniai klausimai išsprendžiami, tuo jis mažesnis. Be to, iš savo pusės pasirinkite dalyvių sudėtį, kad jų skaičius būtų maždaug toks pat kaip tų, kuriuos sutiksite. Aptarkite, kokia kalba vyks derybos, ir paruoškite vertėją, net jei svečiai atvyks su savuoju.
2
Sužinokite apie problemas, kurias kompetentingas išspręsti vienas ar kitas delegacijos narys, nes Vakaruose labai griežtai laikomasi pavaldumo. Kreipdamiesi į vieną iš svečių, turite būti tikri, kad jis turi teisę pateikti informaciją apie savo pareigas.
3
Iš anksto aptarkite tuos klausimus, kuriuos reikės išspręsti, ir paruoškite visą medžiagą, kurios gali prireikti. Aptarkite, kurie dokumentai bus pasirašyti po derybų. Susitarkite dėl jų laikymo būdo - kiek jie prasidės, kiek ilgai truks ir kada bus pertraukos.
4
Jei delegacijai vadovauja pakankamai reikšmingas asmuo, kuo greičiau siųskite kvietimą, kad pabrėžtumėte pagarbą ir padidintumėte tikimybę, kad vizitas įvyks, o tas asmuo šiuo metu neplanuoja kitų susitikimų.
5
Paruoškite atskirą, patogią posėdžių salę, pasirūpinkite, kad kiekvienam posėdžio dalyviui būtų įrengta patogi vieta. Pasirūpinkite gaiviųjų gėrimų, kavos, sausainių atsargomis ir pasirūpinkite gražiais patiekalais. Nepamirškite įdėti peleninių, jei neprieštaraujate, kad susitikimo metu susirinkusieji galėtų uždegti cigaretę.
6
Susitarkite, ar reikės įrašyti derybas, susitarimą turi patvirtinti abi šalys. Pasirūpinkite, kad svečiai sėdėtų priešais duris, ši psichologinė technika leis jiems jaustis laisvesniems. Ir įsitikinkite, kad susitikimo metu jūsų nesiblaškys telefono skambučiai.
7
Maloniai ir besišypsančiai merginai geriau susitikti su delegacija ir nuvežti ją į derybų vietą. Ji gali laukti svečių pastato, kuriame vyks derybos, fojė. Kai svečiai atvyksta į renginio vietą, būtina nedelsiant pristatyti abi delegacijas viena kitai, kad norintys galėtų sėdėti šalia vienas kito.
